Dokumentacja niearchiwalna, jest to dokumentacja, która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne i po prawidłowym czasie jej przechowywania jest brakowana. Stanowi inną grupę od dokumentacji archiwalnej.

Prawidłowy termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej jest zróżnicowany na określone obszary kwalifikacyjne do wyznaczonego okresu jej przechowywania i po czasie może nastąpić niszczenie dokumentów z zachowaniem ustalonych poprzez kodeks cywilny oraz karny okresów przeterminowania dokumentacji czasowej. Również ustalone rodzaje kwalifikacyjne rozróżniają papiery terminowe na określone obszary, które pokazują na charakter przeznaczenia i datę brakowania dokumentów zaznaczonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” określa kategorie archiwalną dokumentacji czasowej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do okresu jej przeterminowania.

Może Cię też zainteresować:

Dokumenty czasowe oznaczone symbolem „B” z końcówką liczby arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to grupa dokumentacji niearchiwalnej o okresowym znaczeniu użytkowym. Po obowiązującym okresie jej przechowywania, którą określa liczba arabska, jest niszczona. Trzeba koniecznie tu tej pamiętać, że czas jej przechowywania liczy się w całych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku kolejnego do terminu jej wydania po koniec okresu jego

użytecznego znaczenia. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona oznaczeniem „Bc” ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne i po bezpośrednim upływie jej faktycznej zastosowalności jest dawana do brakowania.

Natomiast dokumentacja okresowa oznaczona znakiem „BE” z dodaniem cyfry arabskiej, jest to dokumentacja, która po czasie przechowywania, np. BE15 czyli po 15 latach przechowywania jest poddawana ponownej ekspertyzie przez odpowiednią komisję mianowaną poprzez archiwum państwowe.

Zaabsorbował Cię taki post i musisz znaleźć pokrewne materiały? Kliknij zatem ten odnośnik i sprawdź więcej porad pod linkiem (https://autopartner.elk.pl/oferta/serwis-i-wymiana-opon-elk/).

Brakowanie dokumentów niearchiwalnych w państwowych i samorządowych spółkach może wykonywać się jedynie za aprobatą dyrektora miejscowego archiwum państwowego.

Organizacje w rękach prywatnych takie jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą występować do archiwum państwowego o orzeczenie opinii dotyczącej recyklingu dokumentacji. Brakowanie dokumentów musi być prowadzone systematycznie raz w roku, a w przypadku małych archiwów oraz składnic w miarę potrzeb – odnośnik. Po otrzymaniu zgody miejscowego archiwum państwowego, dokumenty czasowe należy przygotować do recyklingu uniemożliwiając przede wszystkim dostęp osób nieuprawnionych do informacji zamieszczonych w dokumentach. Recykling dokumentów musi byś nadzorowany przez profesjonalną komisje monitorującą brakowanie aktów. Akty zawierające dane prywatne, adresowe oraz ważne informacje mówiące o przedsiębiorstwie powinny przed wydaniem ich na makulaturę, być zniszczone (np. niszczarką).