Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma ważkimi zadaniami. Posiadając firmę, nawet niewielką, bezsprzecznie mamy dużo rozlicznych dokumentów księgowych. Należałoby dowiedzieć się więc, jak wypada poprawnie przechowywać tą dokumentację.

O dokumenty księgowe na pewno trzeba dbać, wobec tego prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych ma ważkie znaczenie. Bezsprzecznie muszą być one poprawnie ułożone i uporządkowane. Jeżeli o to nie zadbamy to w toku kontroli skarbowej zdołają pojawić się spore uchybienia. Dokumenty księgowe to zwłaszcza księgi podatkowe, deklaracja vat (czy deklaracja vat jest obligatoryjna), rejestry, ewidencje, rozlicznego typu faktury (zobacz fakturowanie online) (przykładowo faktura wewnątrzwspólnotowa), oraz także dowody księgowe bądź sprawozdania finansowe. Należałoby zadbać o to, aby w trakcie kontroli skarbowej dostęp do dowodów był łatwy i swobodny, dzięki czemu będziemy mogli migiem je znaleźć.

Konieczne jest również odszukanie na dokumenty stosownego miejsca, muszą być one bezpieczne i chronione przed niepowołanymi osobami, które nie powinny posiadać do nich dostępu. Zgubienie czy też stracenie jakiegoś ważnego dokumentu księgowego może mieć faktycznie spore, wprost opłakane skutki. Dokumentów księgowych nie musimy archiwizować osobiście, zdołamy to powierzyć fachowemu biuru rachunkowemu – archiwizacja dokumentów księgowych – kto powinien się nią zająć. Sporo przedsiębiorców decyduje się na to rozwiązanie. Korzystając z oferty doświadczonego, renomowanego biura rachunkowego mamy pewność, iż nasze dokumenty na pewno są bezpieczne oraz dobrze poukładane. Dodatkowo w razie konieczności, zawsze zdołamy mieć do nich bezproblemowy, nieskomplikowany dostęp.

Dzisiaj wielką popularnością cieszy się archiwizacja elektroniczna, niemniej jednak niezwykle ważkie jest to, by dokumenty te były zapisane na trwałym nośniku. Do tego właściciel ma obowiązek mieć również kopię takich dokumentów, dzięki czemu w wypadku zepsucia się jednego nośnika, dalej będziemy posiadać do nich dostęp i nie utracimy żadnych ważnych dokumentów księgowych – czy faktura wewnątrzwspólnotowa jest dokumentem.